Vacature Medewerker DIV | Informatie- en archiefbeheer

Wat ga je doen?

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV). Als medewerker DIV help je de gemeente grip te krijgen op de informatiehuishouding wat essentieel is voor een gezonde democratie. Alleen wanneer de gemeente grip heeft op de eigen informatievoorziening, kan ze verantwoording afleggen aan de samenleving. In deze veelzijdige functie draag je bij aan een betrouwbare, toegankelijke en toekomstbestendige informatievoorziening binnen onze organisatie je bijdrage aan leveren, en heb je kwaliteit hoog in het vaandel staan? Dan is deze functie misschien iets voor jou!

Wil jij bijdragen aan een betrouwbare, overzichtelijke en toekomstbestendige informatiehuishouding? Als Medewerker DIV (Documentaire Informatievoorziening) combineer je nauwkeurig werken met meedenken over verbeteringen. Je maakt deel uit van een hecht DIV-team waarin geen dag hetzelfde is en waarin je alle ruimte krijgt om jouw kennis van informatiebeheer en archiefbeheer in de praktijk te brengen.

Je zorgt ervoor dat informatie correct wordt geregistreerd, goed vindbaar blijft en volgens de geldende richtlijnen wordt beheerd. Daarbij kijk je verder dan de dagelijkse werkzaamheden: je signaleert knelpunten, denkt mee over de verbetering van het zaaksysteem en helpt collega’s bij uiteenlopende informatievraagstukken. Zo draag je actief bij aan de kwaliteit en verdere professionalisering van de informatiehuishouding.

Jouw werkzaamheden

Als Medewerker DIV houd je je bezig met verschillende aspecten van documentair informatiebeheer, kwaliteitszorg en archivering. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Registratie en informatiebeheer: je controleert, beoordeelt en verbetert registraties in het zaaksysteem, zodat informatie betrouwbaar en eenvoudig terug te vinden is.

• Kwaliteitsbewaking: je voert kwaliteitscontroles uit op dossiers en afgeronde zaken en bewaakt de kwaliteit van de informatie en de dossiervorming.

• Optimalisatie van het zaaksysteem: je denkt mee over de inrichting en het gebruik van het zaaksysteem en draagt bij aan verbeteringen in de informatievoorziening.

• Kwaliteitszorg: je beheert het kwaliteitszorgsysteem op basis van het IBA Framework en draagt bij aan een structurele bewaking en verbetering van de kwaliteit.

• Hotspotlijst: je houdt de hotspotlijst actueel en zorgt ervoor dat deze goed wordt onderhouden.

• Digitalisering en archivering: je ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van digitaliseringsprojecten voor documenten en archieven.

• Vernietiging van archiefbescheiden: je stelt vernietigingslijsten op en begeleidt vernietigingsprocessen.

• Procesverbetering: je signaleert knelpunten in het informatie- en archiefbeheer, doet verbetervoorstellen en denkt actief mee over een efficiëntere en kwalitatief betere informatiehuishouding.

Jouw impact

Met jouw oog voor detail, gevoel voor structuur en interesse in informatiebeheer help je de organisatie om informatie op orde te houden. Je zorgt niet alleen voor kwalitatief goede registraties en dossiers, maar denkt ook mee over slimmere werkprocessen en een optimale inrichting van het zaaksysteem.

Samen met je collega’s werk je aan een professionele informatiehuishouding waarin informatie betrouwbaar, toegankelijk en duurzaam beheerd wordt. Zo lever je een waardevolle bijdrage aan de dagelijkse informatievoorziening én aan de verdere ontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer.

Met wie werk je samen?

Je komt te werken binnen het gedreven team DIV (Documentaire Informatievoorziening). Dit team bestaat uit vier medewerkers en is een essentieel onderdeel van het cluster Klantcontact en Informatie. Flexibiliteit en collegialiteit zijn belangrijke kernwaarden binnen dit team.

Wat heb je in huis?

Jij bent een oplossingsgerichte en proactieve professional die graag verantwoordelijkheid neemt en oog heeft voor detail. Je werkt zorgvuldig, denkt analytisch en ziet het belang van betrouwbare informatie en een goede dossiervorming. Je neemt initiatief, denkt in oplossingen en draagt graag bij aan de verdere ontwikkeling van de informatiehuishouding en het DIV-team.

Je bent digitaal vaardig, maakt nieuwe systemen snel eigen en werkt gemakkelijk met digitale toepassingen. Daarnaast heb je gevoel voor de bestuurlijke omgeving waarin een overheidsorganisatie opereert. Je begrijpt bestuurlijke processen en houdt rekening met verschillende belangen en verantwoordelijkheden.

Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook graag de samenwerking met collega’s. Met jouw communicatieve vaardigheden en resultaatgerichte instelling help je informatievraagstukken verder en draag je bij aan een goede kwaliteit van het informatiebeheer.

Je hebt een afgeronde mbo-4- of hbo-opleiding in een relevante richting, zoals informatiebeheer, documentaire informatievoorziening (DIV), archiefbeheer of documentmanagement. Ook met een vergelijkbare opleiding en relevante werkervaring kun je goed aansluiten bij deze functie.

Daarnaast:

• Heb je kennis van de relevante wet- en regelgeving.

• Heb je affiniteit met informatiebeheer, archivering en documentmanagement.

• Werk je nauwkeurig, analytisch en detailgericht.

• Kun je zowel zelfstandig als in teamverband goed functioneren.

• Ben je communicatief vaardig, proactief en resultaatgericht.

• Heb je bij voorkeur kennis van of ervaring met zaaksystemen, bij voorkeur Djuma.

Ervaring met Djuma is een pré. Heb je ervaring met andere digitale systemen en maak je nieuwe toepassingen snel eigen? Dan komt die vaardigheid in deze functie goed van pas.

Als Medewerker DIV draag je bij aan een betrouwbare en goed georganiseerde informatiehuishouding. Je combineert uitvoerende werkzaamheden met kwaliteitsbewaking en het aandragen van verbeteringen. Zo help je niet alleen om informatie correct te registreren en zorgvuldig te archiveren, maar draag je ook bij aan efficiëntere werkprocessen en de verdere professionalisering van het informatie- en archiefbeheer.

Ben jij nauwkeurig, digitaal vaardig en gericht op verbetering? En wil je samen met een betrokken team werken aan kwalitatief goed informatiebeheer? Dan is deze functie een mooie kans om jouw kennis en kwaliteiten in te zetten.

Verder bieden wij:

• Bruto maandsalaris tussen €3568 en € 5096 op basis van een 36-urige werkweek volgens schaal 9 gemeente cao. Inschaling is afhankelijk van jouw opleiding en werkervaring; een aanloopschaal kan van toepassing zijn;
• Zicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris, flexibel inzetbaar voor extra inkomen, het aankopen van verlof of een fiets voor woon-werkverkeer;
• Op basis van een 36-urige werkweek; 144 vakantie-uren en 50,4 bovenwettelijke vakantie-uren, gelijk aan 27 vakantiedagen;
• Een telefoon en laptop;
• Ruime mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling;
• Een zorgeloze pensioenregeling; bij ons ben je automatisch ingeschreven voor de middelloonregeling via ABP. De premie wordt voor ongeveer 70% betaald door de werkgever;
• Korting op sportschoolabonnementen via Bedrijfsfitness Nederland en fruit op je werkplek;
• Ruime parkeergelegenheid bij het gemeentehuis en de mogelijkheid om hybride te werken;
• Een vaste tegemoetkoming in de kosten van je zorgverzekering, ongeacht je gekozen verzekeringsmaatschappij.

Heb je vragen over de functie? Neem dan contact op met Annette Put, Clusermanager, 06 429 335 84.

Solliciteren?

Solliciteren kan via het onderstaande sollicitatieformulier. We zien jouw sollicitatie graag tegemoet! De sollicitatiegesprekken vinden plaats bij ons op het gemeentehuis en zijn ingepland op donderdagmiddag 26 september.

Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag hoort bij de sollicitatie en mogelijk ook het opvragen van referenties bij vorige werkgevers. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.