Medewerker Kabinetszaken/Bestuurssecretaresse

HLTsamen zoekt voor locatie Lisse een Medewerker Kabinetszaken/Bestuurssecretaresse

Ben jij een ervaren bestuurssecretaresse die moeiteloos overzicht houdt in een dynamische bestuurlijke omgeving? Vind je het daarnaast bijzonder om bij te dragen aan Koninklijke onderscheidingen, gemeentelijke ontvangsten en andere belangrijke momenten voor inwoners? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Dit ga je doen

In deze veelzijdige functie combineer je twee bijzondere kanten van het vak. Je ondersteunt bestuurders op hoog niveau én speelt een belangrijke rol bij kabinetszaken en representatieve activiteiten binnen de gemeente. Daarmee werk je dicht op het bestuur én zorg je ervoor dat bijzondere momenten voor inwoners, verenigingen en organisaties zorgvuldig en passend worden georganiseerd.

Als bestuurssecretaresse ondersteun je de burgemeester van Lisse en andere collegeleden bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je beheert complexe agenda’s, organiseert overleggen, bewaakt afspraken en zorgt dat bestuurders optimaal worden ondersteund. Je bent daarbij een professionele en betrouwbare sparringpartner en weet precies wat er nodig is om zaken goed te laten verlopen.

Binnen kabinetszaken ben je het eerste aanspreekpunt voor inwoners en organisaties rondom Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen. Je begeleidt aanvragen en uitreikingen, ondersteunt bij aanvragen voor Koninklijke predicaten en organiseert samen met collega’s verschillende officiële en representatieve bijeenkomsten. Denk aan gemeentelijke ontvangsten, herdenkingen, de nieuwjaarsreceptie en Veteranendag.

Je schakelt gemakkelijk tussen bestuurlijke ondersteuning, praktische organisatie en representatieve taken. Het ene moment stem je een complexe agenda af, het volgende moment bereid je een bijzondere ontvangst of decoratie-uitreiking voor. Daarbij heb je oog voor protocol, etiquette en bestuurlijke gevoeligheden. Concreet houd je je onder andere bezig met:

• beheren van complexe agenda’s, organiseren van overleggen en bewaken van afspraken voor de burgemeester van Lisse en andere collegeleden;
• begeleiden van het volledige proces rondom Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen, van aanvraag tot uitreiking, en fungeren als aanspreekpunt voor inwoners en organisaties;
• ondersteunen bij aanvragen voor Koninklijke predicaten, zoals Hofleverancier, en onderhouden van contact met betrokken organisaties;
• organiseren van gemeentelijke ontvangsten, herdenkingen, de nieuwjaarsreceptie, Veteranendag en andere bijeenkomsten met een officieel en representatief karakter;
• bewaken van protocol, etiquette en bestuurlijke gevoeligheden en samenwerken met bestuurders, collega’s, maatschappelijke organisaties en externe partners.

Dit ben jij

Jij bent een ervaren en betrokken professional die zich prettig voelt in een bestuurlijke omgeving. Je weet dat geen dag hetzelfde is en dat je in deze functie snel moet kunnen schakelen. Discretie, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid zijn voor jou vanzelfsprekend.

Je bent organisatorisch sterk en houdt ook onder tijdsdruk het overzicht. Je voelt verhoudingen goed aan en weet wanneer je initiatief neemt, wanneer je adviseert en wanneer je juist op de achtergrond ondersteunt. Tegelijkertijd ben je toegankelijk en communicatief sterk: je kunt gemakkelijk schakelen tussen bestuurders, collega’s, inwoners en externe organisaties.

Daarnaast beschik je over:

• hbo werk- en denkniveau;
• ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een complexe organisatie;
• aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en het organiseren en coördineren van verschillende werkzaamheden;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• goede kennis van Microsoft Office en het vermogen om snel nieuwe systemen en werkwijzen eigen te maken.

Ervaring met kabinetszaken, protocol en etiquette is een pré. Heb je die ervaring nog niet, maar spreekt dit vakgebied je aan en ben je bereid je hierin verder te ontwikkelen? Dan nodigen we je nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Wij bieden

• een arbeidsovereenkomst voor één jaar, met de intentie om deze bij wederzijdse tevredenheid om te zetten in een vast dienstverband;
• een salaris van minimaal € 3246 en maximaal € 4556 (schaal 8) op basis van 36 uur;
• een Individueel Keuzebudget van ruim 17% van je salaris, dat je kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra salaris, verlof of opleidingen;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder betaald ouderschapsverlof, een goede verlofregeling en deelname aan het ABP-pensioenfonds;
• plaats- en tijdonafhankelijk werken, met een laptop, mobiele telefoon, thuiswerkvergoeding, reiskostenvergoeding en volop mogelijkheden voor persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling.

Over HLTsamen

Wij zijn HLTsamen, de ambtelijke werkorganisatie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Ambtelijk zijn we gefuseerd, bestuurlijk niet. Dat betekent dat je werkt in een dynamische omgeving met verschillende belangen, opgaven en stakeholders.

Met zo’n 500 collega’s werken we iedere dag aan mooie resultaten voor onze drie gemeentebesturen, onze dorpen en ruim 80.000 inwoners. Vanuit onze verschillende locaties en vanuit huis werken we daar waar het werk het beste gedaan kan worden.

In deze functie maak je deel uit van het team Bestuurs- en Managementondersteuning. Samen zorg je ervoor dat bestuurders professioneel worden ondersteund en dat bestuurlijke en representatieve activiteiten goed en zorgvuldig verlopen.

Interesse?

Wil jij een functie waarin je dicht op het bestuur werkt én bijdraagt aan bijzondere momenten voor inwoners? Dan maken we graag kennis met je!

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Marlies der Weduwen, teammanager Bestuurs- en Managementondersteuning, via (0252) 433 117 of m.derweduwen@hltsamen.nl.

Enthousiast? Reageer dan direct met je cv en korte motivatie. Wacht niet te lang met solliciteren. Geschikte kandidaten nodigen wij mogelijk al tijdens de looptijd van de vacature uit voor een gesprek.

Een referentiecheck en screening maken onderdeel uit van de selectieprocedure.