Bestuurssecretaresse

Zoek jij een baan waar jij écht het verschil maakt? Als bestuurssecretaresse ben jij de spil die de dag van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretarissen op rolletjes laat lopen. Houd jij van afwisseling, uitdagingen en weet jij altijd orde in de chaos te scheppen? Dan zijn wij benieuwd naar jouw reactie!

Werk waar je trots op kunt zijn! Dit ga je doen!
Als bestuurssecretaresse bij HLTsamen sta jij aan de knoppen om alles soepel te laten verlopen. Geen dag is hetzelfde, en juist dát maakt deze functie zo boeiend. Je zorgt ervoor dat de complexe agenda’s van het college van burgemeester en wethouders én de gemeentesecretarissen tot in de puntjes geregeld zijn. Van afspraken plannen en reistijden afstemmen tot vergaderstukken klaarzetten: jij houdt alles onder controle.

Daarnaast ben jij het eerste aanspreekpunt voor collega’s, inwoners en externe relaties. Een boze burger? Jij blijft rustig en weet precies hoe je de situatie oplost. Ook als er plotseling spoedoverleggen zijn, ben jij degene die razendsnel schakelt en alles regelt – van broodjes tot het verplaatsen van andere afspraken. Het geeft jou energie om te zorgen dat alles op rolletjes loopt.

Tussendoor organiseer je bijeenkomsten, regel je cadeaus voor speciale gelegenheden en ondersteun je waar nodig. Je werkt samen in een gezellig team, maar hebt ook de vrijheid om zelfstandig te knallen. En dat alles doe je in een politiek-bestuurlijke omgeving die nooit saai is. Ben jij klaar om deze uitdagende en dynamische functie met beide handen aan te pakken? Dan is dit jouw kans!

Hoe jouw dag er als Bestuurssecretaresse uitziet:
Je begint je dag op het gemeentehuis in Lisse met een heerlijke kop thee en een warm welkom van je collega’s. Achter je bureau start je met het doornemen van de gezamenlijke mailbox. Tussen de berichten spot je afspraken die ingepland moeten worden, inclusief reistijd en faciliteiten. Geen probleem, want jij weet precies hoe je dat soepel regelt.

Tijdens de dagstart overleg je met collega’s over lopende taken. Daarna is het tijd om een last-minute spoedoverleg voor het college te organiseren. Terwijl je druk bezig bent met agenda’s herschikken en broodjes regelen, belt een inwoner boos naar de burgemeester. Jij blijft kalm en zorgt dat het probleem professioneel wordt opgepakt.

Later die dag bespreek je in een agendaoverleg met de wethouder de nieuwe weekplanning en meldt haar direct aan voor een belangrijke conferentie. Tussendoor organiseer je nog een cadeautje voor een afscheid en begroet je een bezoeker die bij de burgemeester langskomt.

Je sluit de dag af met het bijpraten van een collega over lopende zaken, zodat alles vlekkeloos doorgaat. Moe maar voldaan ga je naar huis. Morgen wacht er weer een nieuwe, dynamische dag in Hillegom waar jij het verschil maakt!

Mooie arbeidsvoorwaarden. Die wil je hebben. 
Je krijgt eerst een aanstelling voor één jaar. Zijn we na dat jaar allebei tevreden? Dan wordt dit natuurlijk een vast contract! Daarnaast ontvang je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. Zo krijg je een maximaal salaris van € 2.700,00 (schaal 7) en ruim 27 vakantiedagen op basis van een 36-urige werkweek. 
• Bovenop je salaris een persoonlijk Individueel Keuze Budget van 17.05% (inclusief 8% vakantiegeld). Dit kun jij inzetten waar jij het voor wilt. Elke maand extra salaris verdienen van (maximaal) € 653,00? Of misschien liever extra verlofdagen bijkopen? 
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een werkgeversbijdrage van 70% in de opbouw van je pensioen via ABP, een reiskostenvergoeding, een thuiswerkvergoeding en een bijdrage in de inrichting van je thuiswerkplek. 
• Een mogelijkheid tot flexibiliteit in je werktijden, een telefoon en laptop in bruikleen en goede thuiswerkfaciliteiten om waar en wanneer je wilt je werk te kunnen doen. We werken namelijk daar waar dat voor het werk het beste werkt en dat hoeft niet op kantoor te zijn. 
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en eigen initiatief. Ontwikkelgesprekken, cursussen en trainingen online via de HLT-Academy en extern behoren tot de mogelijkheden. Zo geven we jouw talent écht alle kans en haal jij het beste uit jezelf. 
• Gratis parkeergelegenheid bij al onze locaties en de mogelijkheid om voor dienstreizen gebruik te maken van onze elektrische fietsen, scooters en auto’s. 

Ben jij dit?
Ben jij die energieke duizendpoot die houdt van organiseren en overzicht houden in een dynamische omgeving? Kun jij zelfstandig werken, maar ook goed samenwerken in een team? En voel jij je helemaal thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving? Dan ben jij misschien wel de bestuurssecretaresse die we nodig hebben!

Wat jij meebrengt:

• Een afgeronde mbo-opleiding of vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring in secretariële werkzaamheden, inclusief complex agendabeheer.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Betrokkenheid en gevoel voor een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Kennis van MS Office en de handigheid om snel te schakelen tussen verschillende taken.
• Beschikbaarheid voor 32 uur per week, waarbij je op woensdag en vrijdag altijd aanwezig bent.

Wij vragen al onze nieuwe collega’s een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen bij indiensttreding. 

Een goed team. Daar hoor je bij.
Meteen vanaf dag één maak je deel uit van het team Bestuurs- en Managementondersteuning. Samen met 12 collega’s werk je aan bestuurlijke ondersteuning, efficiënt agendabeheer en het soepel laten verlopen van interne en externe communicatie. Ons team is een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen. En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht. Je werkt vanuit onze kantoren in Lisse, Hillegom en incidenteel Voorhout, de plekken waar jij je collega’s ontmoet. Maar ook werken vanuit huis behoort tot de mogelijkheden. We werken namelijk daar waar dat voor het werk het beste werkt en dat hoeft niet op kantoor te zijn.

Ja! Bestuurssecretaresse, dit is mijn baan.
Heb je interesse en nog vragen over de vacature? Neem dan contact op met onze recruiter, Marisja van Gastel, via telefoonnummer 06-14385113. Solliciteren kan via het online sollicitatieformulier. 

Er is geen sluitingsdatum voor deze vacature; zodra we een geschikte kandidaat vinden, plannen we direct een gesprek in. Je ontvangt binnen 10 werkdagen een inhoudelijke reactie op jouw sollicitatie. We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Welkom bij HLTsamen!
Wij zijn HLTsamen. De ambtelijke werkorganisatie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Ambtelijk zijn we gefuseerd, bestuurlijk niet. In de praktijk betekent dat werken in een complex speelveld met veel verschillende belangen, opgaven en stakeholders. Met zo’n 500 collega’s werken we hard aan het bereiken van mooie resultaten voor onze drie gemeentebesturen, dorpen en ruim 80.000 inwoners.

Het vinden van een wederzijdse match, daar krijgen we nieuwe energie van! Daarom zijn onze vacatures geen oproep voor acquisitie, we werven onze nieuwe collega’s graag zelf.